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Rédigez facilement des documents avec Word

Rédigez facilement des documents avec Word

Mis à jour le jeudi 5 décembre 2013
  • 2 semaines
  • Facile

Après avoir rédigé puis mis en forme un document, il est bon de lui apporter une touche finale qui fera toute la différence. Dans ce chapitre, vous apprendrez à utiliser le correcteur orthographique et grammatical ainsi que le dictionnaire des synonymes. Vous verrez également comment insérer des notes de bas de page et de fin de document. Si vous devez rédiger de longs documents, vous verrez comment les agrémenter d'une table des matières, d'un index, d'une table des illustrations ou d'une bibliographie.
Le but final est d’avoir un document exempt de fautes, qui utilise un vocabulaire juste et riche, qui est facilement lisible et exploitable par les personnes qui l’auront entre les mains. Tout un programme !

Associer des informations à un document

Pourquoi associer des informations aux documents Word ? Suis-je vraiment concerné ?

Si les personnes qui auront vos documents entre les mains utilisent Windows 7 ou Vista, il est important de passer quelques instants à leur associer des informations. Cela permettra à ces lecteurs de les retrouver plus facilement et d’avoir un résumé de leur contenu sans même les ouvrir. J’espère vous avoir convaincus de l’utilité de cette démarche. Alors, voyons comment procéder.

L’onglet Fichier du Ruban est une nouveauté de Word 2010. Lorsque vous le sélectionnez, l’écran Backstage (c'est ainsi que s'appelle l'écran associé à cet onglet) donne accès à diverses informations concernant le document (voir figure suivante).

Les informations attachées au document apparaissent dans l'écran backstage
Les informations attachées au document apparaissent dans l'écran backstage

Certaines de ces informations sont également accessibles dans le volet des détails de l’Explorateur Windows (voir figure suivante).

Les informations complémentaires sont affichées dans l’Explorateur Windows
Les informations complémentaires sont affichées dans l’Explorateur Windows

Dans les deux figures précédentes, pratiquement aucune des informations relatives au document n’a été renseignée. Voyons comment combler cette lacune…
Sélectionnez l’onglet Fichier dans le Ruban. Les informations relatives au document apparaissent dans l’écran backstage. Dans la partie supérieure droite de cet écran, cliquez sur Propriétés et, dans le menu, choisissez Afficher le panneau de documents (voir figure suivante).

Accès au panneau de documents
Accès au panneau de documents

Le panneau de documents est immédiatement affiché en-dessous du Ruban, comme dans la figure suivante.

Le panneau de documents
Le panneau de documents
L'icône Réduire le Ruban
L'icône Réduire le Ruban

La taille de la zone dédiée à l’édition du document est augmentée en conséquence.
Pour accéder au Ruban, il vous suffit de cliquer sur le nom d’un onglet. Le Ruban se superpose au panneau de documents, comme dans la figure suivante. Vous pouvez librement utiliser ses icônes mais, dès que vous cliquez dans le document, le Ruban disparaît.

Le panneau de documents et le Ruban se chevauchent
Le panneau de documents et le Ruban se chevauchent

Pour redonner au Ruban son aspect statique d’antan, cliquez sur l’icône Développer le Ruban, dans l’angle supérieur droit de la fenêtre de Word (voir figure suivante).

L'icône Développer le Ruban
L'icône Développer le Ruban

Examinons les champs accessibles dans le panneau de documents.

  • Auteur : nom de la personne qui a écrit le document. C’est par défaut le nom de votre compte d’utilisateur Windows.

  • Titre : titre du document. Cette information peut être différente du nom du fichier DOCX.

  • Objet : décrit en quelques mots le contenu du document.

  • Mots-clés : mots ou phrase qui décrivent le document.

  • Catégorie : catégorie dans laquelle on peut classer le document, par exemple « Projet xyz » ou encore « documents de la direction ».

  • État : état du document, par exemple « brouillon », « revu » ou « final ».

  • Commentaires : bref résumé du contenu du document.

Remplissez un ou plusieurs de ces champs puis cliquez sur la case de fermeture du panneau de documents (en haut et à droite de ce panneau). À titre d'exemple, la figure suivante représente les informations qui ont été associées au document que vous êtes en train de lire.

Un exemple d'informations associées à un document Word
Un exemple d'informations associées à un document Word

Voyons maintenant l'allure des informations affichées dans l'écran backstage et dans le volet des détails de l’Explorateur Windows. Comme le montre la figure suivante, ces informations sont très proches.

Les informations complémentaires, affichées dans l'écran backstage et dans l'Explorateur Windows
Les informations complémentaires, affichées dans l'écran backstage et dans l'Explorateur Windows

Tout ceci est bien beau mais comment utiliser ces informations ?

Pour accéder facilement au document, il suffit de cliquer sur Démarrer et de taper une des informations saisies dans le panneau de documents. Windows affiche le document correspondant sous le libellé Fichiers (voir figure suivante).

Le document est accessible depuis le menu Démarrer
Le document est accessible depuis le menu Démarrer

Comment savoir quels dossiers sont indexés sur mon ordinateur ?

Cliquez sur Démarrer, tapez index dans le champ Rechercher et cliquez sur Options d'indexation dans la partie supérieure du menu Démarrer. Comme on peut le voir dans la figure suivante, le dossier Data (et ses sous-dossiers) est bien indexé.

Le dossier Data est indexé
Le dossier Data est indexé

Si vous souhaitez ajouter un dossier à l'index, cliquez sur Modifier et cochez le dossier concerné dans la liste Modifier les emplacements sélectionnés.

Correction orthographique et grammaticale

Word intègre un correcteur orthographique et un correcteur grammatical qui se révèlent plutôt performants. Alors pourquoi ne pas les mettre à l'épreuve pour que vos documents soient exempts de fautes d'orthographe et de grammaire ?
Pour vous entraîner, je vous suggère de télécharger le document finalisation.docx en utilisant le lien ci-après :

Télécharger le document

Utiliser le correcteur orthographique

Les mots mal orthographiés sont soulignés d'une ligne ondulée de couleur rouge. Les mots qui comportent une erreur de grammaire sont soulignés d'une ligne ondulée de couleur verte.

La figure suivante représente un exemple issu du document finalisation.docx.

Ce texte comporte des erreurs d'orthographe et de grammaire
Ce texte comporte des erreurs d'orthographe et de grammaire

Les mots « fotes » et « gramaire » sont de toute évidence mal orthographiés et le mot « comportent » est mal accordé avec son sujet (ce texte) qui est au singulier.

J'ai un problème, les mots mal orthographiés ne sont pas soulignés. Comment cela se fait-il ?

Si vous êtes dans ce cas, pas de panique : c'est juste que le correcteur n'est pas installé sur votre ordinateur. Et pour ne pas vous exclure, vous trouverez à la fin de cette section toutes les explications nécessaires pour l'installer.

Si le nombre de fautes n'est pas trop important, vous pouvez faire une correction « à la main », c'est-à-dire en vous intéressant à chacun des mots soulignés en rouge ou en vert. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un mot souligné et choisissez un des mots proposés en remplacement par Word, comme dans la figure suivante. Recommencez jusqu'à ce que tous les mots soulignés aient disparu du document.

Correction manuelle dans le document
Correction manuelle dans le document

Si le document comporte de nombreuses fautes d'orthographe ou de grammaire, vous utiliserez une autre méthode. Placez le point d'insertion au début du document, basculez sur l'onglet Révision du Ruban puis cliquez sur l'icône Grammaire et orthographe dans le groupe Vérification.

Une boîte de dialogue intitulée Grammaire et orthographe s'ouvre.
Lorsqu'un mot est mal orthographié, il apparaît en rouge dans la zone Absent du dictionnaire et un ou plusieurs mots de remplacement sont affichés dans la zone Suggestions, comme illustré à la figure suivante. Sélectionnez l'un d'entre eux et cliquez sur :

  • Modifier pour lui substituer le mot de remplacement ;

  • Remplacer tout pour corriger toutes les occurrences de ce mot dans le document ;

  • Ignorer pour ne pas corriger ce mot dans l'immédiat, tout en vous réservant la possibilité d'en corriger d'autres occurrences dans le reste du texte ;

  • Ignorer tout pour ne pas corriger ce mot ni aucune de ses autres occurrences dans le document ;

  • Ajouter au dictionnaire pour ajouter dans le dictionnaire personnel le mot mis en doute par Word. Cette option est très pratique lorsqu'il s'agit de compléter le dictionnaire de Word par du vocabulaire technique ou relatif à une profession.

Un mot mal orthographié a été trouvé par Word
Un mot mal orthographié a été trouvé par Word

Lorsqu'une phrase comporte une erreur de grammaire, le mot mis en doute par Word apparaît en vert dans la zone supérieure et un ou plusieurs mots de remplacement sont affichés dans la zone Suggestions, comme dans la figure suivante. Sélectionnez l'un d'entre eux et cliquez sur Remplacer pour effectuer la correction ou sur Ignorer pour ne pas tenir compte de la remarque de Word.

Une erreur de grammaire a été trouvée par Word
Une erreur de grammaire a été trouvée par Word

Comment faire si mon document utilise plusieurs langues ?

Si votre document comporte plusieurs langues, il y a de grandes chances pour que de nombreux mots soient soulignés en rouge ou en vert comme à la figure suivante.

De très nombreuses erreurs sont détectées par Word
De très nombreuses erreurs sont détectées par Word

Pour que Word soit en mesure de contrôler l'orthographe et la grammaire d'un bloc de texte qui n'est pas écrit en français (voir figure suivante).

  1. Sélectionnez ce bloc de texte ;

  2. Cliquez sur l'icône de langue dans la barre d'état (il s'agit de la barre horizontale affichée dans la partie inférieure de la fenêtre de Word) ;

  3. Choisissez la langue correcte dans la boîte de dialogue Langue ;

  4. Cliquez sur OK pour valider.

Aidez Word à identifier les différentes langues utilisées
Aidez Word à identifier les différentes langues utilisées

À titre d'exercice, vous pouvez vous entraîner à désigner la langue adaptée pour chacun des blocs de texte de la page 3 du document finalisation.docx.

L'icône de langue n'est pas affichée sur mon ordinateur. Est-ce que je dois réinstaller Word ?

Non, rassurez-vous, vous ne devez pas réinstaller Word ! Cliquez simplement avec le bouton droit sur la barre d'état de Word et, dans le menu, sélectionnez Langue.

Correction en cours de frappe

Word est doté d'un outil de correction pendant la frappe.
Pour vous en persuader, tapez par exemple « bone anée. ». Le mot « bone » est laissé tel quel. Par contre, le mot « anée » est automatiquement remplacé par « année » lorsque vous tapez le « . » qui le suit. Cet exemple appelle deux remarques :

  1. Tous les mots ne sont pas corrigés pendant la frappe (ce serait trop simple).

  2. Pour qu'un mot soit corrigé, il faut taper un caractère « déclencheur ». Il peut s'agir d'un des caractères suivants : ., ,, ;, tab ou espace.

Si vous faites toujours une même erreur de frappe et que celle-ci n'est pas corrigée automatiquement par Word, vous pouvez facilement réparer cette lacune.
Supposons par exemple que vous tapiez régulièrement « ect. » à la place de l'abréviation « etc. ». Cette faute n'étant pas corrigée de façon automatique par Word, voici la marche à suivre :

  1. Sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options ;

  2. Sélectionnez l'onglet Vérification dans la boîte de dialogue Options Word ;

  3. Cliquez sur Options de correction automatique ;

  4. Tapez ect. dans le champ Remplacer et etc. dans le champ Par ;

  5. Validez en cliquant sur Ajouter, OK puis à nouveau sur OK.

De retour dans le document, tapez ect.. Ce mot sera immédiatement remplacé par etc..

Il est possible de détourner l'outil de correction automatique pour faciliter la saisie de mots difficiles à écrire ou de formules de politesse.
Par exemple, supposons que vous utilisiez souvent le mot anticonstitutionnellement. Quelle drôle d'idée me direz-vous ? Je sais, je sais, mais il ne s'agit que d'un exemple qui, de surcroît, correspond au mot le plus long de la langue française.
Avez-vous déjà réussi à taper ce mot sans aucune faute d'orthographe et sans vous endormir avant d'atteindre la dernière lettre ? Dans l'affirmative, vous avez droit à ma profonde considération ! Mais revenons à nos moutons. Je suis sûr que vous préféreriez taper anct plutôt que anticonstitutionnellement. Eh bien, pourquoi ne pas associer ces deux mots dans l'outil de correction automatique ?

  1. Sélectionnez l'onglet Fichier du Ruban et cliquez sur Options ;

  2. Sélectionnez l'onglet Vérification dans la boîte de dialogue Options Word ;

  3. Cliquez sur Options de correction automatique ;

  4. Tapez anct dans le champ Remplacer et anticonstitutionnellement dans le champ Par ;

  5. Validez en cliquant sur Ajouter, OK puis à nouveau sur OK.

Désormais, il vous suffit de taper « anct » suivi du caractère espace ou d'une virgule pour que ces quatre caractères se transforment en… vous savez ce que je veux dire : le mot le plus long de la langue française.

Juste pour le plaisir, associez le terme « jvp » avec « Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'expression de mes respectueuses salutations. »

Ah oui, j'allais oublier. Il est tout à fait possible de supprimer une correspondance dans la boîte de dialogue Correction automatique : cliquez sur la correspondance à supprimer dans le groupe Corrections en cours de frappe (1) puis cliquez sur le bouton Supprimer (2). Dans la figure suivante par exemple, nous supprimons l'entrée créée à l'étape précédente. Validez en cliquant sur OK puis à nouveau sur OK.

L'entrée jvp est sur le point d'être supprimée
L'entrée jvp est sur le point d'être supprimée

Installer le correcteur orthographique

Comme il a été dit précédemment, il se peut que le correcteur orthographique ne soit pas installé sur votre ordinateur. Heureusement, vous pouvez remédier à ce problème. Encore faut-il savoir où chercher :

  • Cliquez sur Démarrer puis sur Panneau de configuration.

  • Sous l'icône Programmes, cliquez sur Désinstaller un programme.

  • Dans la boîte de dialogue Programmes et fonctionnalités, repérez l'entrée qui correspond à votre programme Office. Cliquez sur cette entrée puis sur Modifier, comme à la figure suivante.

  • Confirmez votre intention en cliquant sur Oui dans la boîte de dialogue du contrôle du compte d'utilisateur. Une nouvelle boîte de dialogue s'ouvre. Sélectionnez l'option Ajouter ou supprimer des composants et cliquez sur Continuer.

  • La liste des éléments qui composent Office est alors affichée. Repérez l'entrée Composants partagés d'Office. Si elle est précédée d'une icône barrée d'une croix rouge, cela signifie que les composants partagés d'Office ne sont pas installés. Cliquez sur cette icône et, dans la liste, choisissez Exécuter à partir du disque dur comme représenté à la figure suivante.

    Les composants partagés d'Office sont sur le point d'être installés
    Les composants partagés d'Office sont sur le point d'être installés
  • Si l'icône qui précède l'entrée Composants partagés d'Office n'est pas barrée d'une croix rouge, cela signifie que certains composants partagés d'Office (mais pas forcément tous) sont installés. Cliquez successivement sur les petits « + » qui précèdent les entrées Composants partagés d'office, Outils de vérification linguistique et Outils de vérification linguistique pour le français.

  • Cliquez sur l'icône qui précède l'entrée Vérificateurs d'orthographe et de grammaire et, dans le menu, choisissez Exécuter à partir du disque dur comme à la figure suivante.

    Les vérificateurs d'orthographe et de grammaire sont sur le point d'être installés
    Les vérificateurs d'orthographe et de grammaire sont sur le point d'être installés
  • Cliquez sur Continuer et patientez jusqu'à l'installation complète du vérificateur d'orthographe et de grammaire.

L'installation d'Office 2010 est sur le point d'être modifiée
L'installation d'Office 2010 est sur le point d'être modifiée

Le dictionnaire des synonymes, pour éviter les répétitions

Lorsque l'on rédige un document, il peut arriver que les mots nous manquent et que nous passions un certain temps (sinon un temps certain) à éviter des répétitions dans une phrase particulièrement rebelle. Heureusement, Word propose un allié de marque : le dictionnaire des synonymes.

Pour remplacer un mot par un de ses synonymes, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez le mot.

  2. Basculez sur l'onglet Révision du Ruban.

  3. Cliquez sur l'icône du dictionnaire des synonymes dans le groupe Vérification. Cette action provoque l'affichage du volet Rechercher dans la partie droite de la fenêtre.

  4. Déroulez la liste associée à un des synonymes et choisissez Insérer, comme à la figure suivante.

Le mot « rédige » va être remplacé par le mot « écrit »
Le mot « rédige » va être remplacé par le mot « écrit »

Il est parfois nécessaire de rechercher les synonymes d'un des synonymes affichés dans le volet Rechercher. Pour cela, faites un double-clic sur le mot concerné. À titre d'exemple, la figure suivante représente les mots affichés lorsque l'on fait un double-clic sur le mot « écrit ».

Les synonymes du synonyme « écrit »
Les synonymes du synonyme « écrit »

Notes de bas de page et notes de fin de document

Les notes de bas de page et de fin de document sont utilisées pour fournir des références ou préciser le sens d'une portion de texte. Comme son nom le laisse supposer, une note de bas de page est affichée dans la partie inférieure de la page où se trouve la portion de texte annotée. Quant aux notes de fin de document, elles sont rassemblées après la dernière page du document. Libre à vous de choisir une de ces deux possibilités ou, pourquoi pas, de les utiliser conjointement. Ainsi, vous pourriez définir :

  • des notes de bas de page pour donner des compléments d'informations sur les mots qui le nécessitent ;

  • des notes de fin de document pour rassembler des informations de caractère plus général ou qui ne nécessitent pas d'être immédiatement explicitées.

Pour insérer une note, sélectionnez l'onglet Références du Ruban et cliquez sur l'icône Insérer une note de bas de page ou Insérer une note de fin dans le groupe Notes de bas de page (voir figure suivante).

Le groupe Notes de bas de page
Le groupe Notes de bas de page

Dans cet exemple, nous avons inséré une note de bas de page et une note de fin de document. Étant donné que le document ne comporte qu'une seule page, la note de fin de document se trouve avant la note de bas de page.

Si vous le souhaitez, vous pouvez vous entraîner dans le document finalisation.docx téléchargé au début de ce chapitre.

Notes de bas de page et de fin de document
Notes de bas de page et de fin de document

Comme vous pouvez le voir :

  • La note de bas de page est affichée dans la partie inférieure de la page, juste au-dessus du pied de page.

  • La note de fin de document est affichée après le dernier paragraphe du document (ici, après le dernier paragraphe de la page). Rien ne vous empêche d'insérer un saut de page manuel avant la note de fin de document si vous voulez qu'elle commence sur une nouvelle page. Pour ce faire, sélectionnez l'onglet Mise en page du Ruban, cliquez sur l'icône Sauts de page dans le groupe Mise en page et sélectionnez Page, sous Saut de section. Pour faciliter les choses, vous pouvez également utiliser le raccourci Ctrl + Entrée.

Le renvoi de note est sélectionné
Le renvoi de note est sélectionné

Finaliser un long document

Si vous êtes amenés à écrire un long document (un mémoire, une thèse, un livre ou un e-book par exemple), vous voudrez certainement le compléter en y ajoutant une table des matières, un index, une table des citations, une table des illustrations ou une bibliographie. Cette section va s'intéresser tour à tour à ces différents éléments.

Table des matières

Word facilite à l'extrême l'insertion d'une table des matières dans un document. Cette opération est entièrement automatique pour peu que l'on ait pris le soin de structurer le document en utilisant des styles de titres.
Tout au long de cette section, je vous suggère de vous entraîner avec le document finalisation.docx que je vous ai fait télécharger au début de ce chapitre.

Pour insérer une table des matières dans un document, positionnez le point d'insertion à l'endroit souhaité (généralement juste après la page de garde), basculez sur l'onglet Références dans le Ruban, cliquez sur l'icône Table des matières et faites votre choix parmi les différents modèles proposés (voir figure suivante).

L'icône Table des matières donne accès à plusieurs modèles prédéfinis
L'icône Table des matières donne accès à plusieurs modèles prédéfinis

À titre d'exemple, la figure suivante représente le début de la table des matières générée par Word avec le modèle Table automatique 2 dans le document constitué des dix premiers chapitres du présent ouvrage.

Un exemple de table des matières
Un exemple de table des matières
La table des matières va être mise à jour
La table des matières va être mise à jour

Dans la boîte de dialogue qui s'affiche (voir figure suivante), indiquez si vous voulez mettre à jour les numéros de pages ou la totalité de la table (c'est-à-dire les numéros de pages et les niveaux de titres) puis validez en cliquant sur OK.

Quel type de mise à jour voulez-vous effectuer ?
Quel type de mise à jour voulez-vous effectuer ?

Si les modèles de tables des matières proposés par Word ne vous suffisent pas, vous pouvez définir votre propre modèle. Cliquez sur l'icône Table des matières (dans le groupe Table des matières, sous l'onglet Références du Ruban) et, dans le menu, sélectionnez Insérer une table des matières.
Utilisez la boîte de dialogue Table des matières pour définir les caractéristiques de la table. Dans la figure suivante par exemple, nous utilisons la mise en forme Recherché (Formats) sur 4 niveaux de titres, nous affichons les numéros de page et nous les alignons à droite en les séparant des titres par des pointillés.

Un exemple de table des matières
Un exemple de table des matières

Par défaut, la table des matières se base sur les niveaux de titres Titre 1, Titre 2 et Titre 3. Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser d'autres styles en précisant leurs relations hiérarchiques. Cliquez sur Options dans la boîte de dialogue Table des matières. Une nouvelle boîte de dialogue intitulée Options de la table des matières s'ouvre. Vérifiez que la case Styles est bien cochée puis saisissez le niveau des styles à utiliser. Dans la figure suivante par exemple, nous utilisons les styles Titre 1 à Titre 4 en conservant leur hiérarchie naturelle.

Les styles Titre 1 à Titre 4 seront utilisés dans la table des matières
Les styles Titre 1 à Titre 4 seront utilisés dans la table des matières

Rien ne vous empêche d'utiliser d'autres styles, du moment que vous précisez leurs relations hiérarchiques.

Index

L'index est un outil appréciable dans un long document. C'est un ensemble de mots-clés classés par ordre alphabétique, dont chacun renvoie directement le lecteur à la page (ou aux pages) qui lui correspondent.
Ici encore, je vous suggère de vous entraîner sur le document finalisation.docx.

L'index est généralement placé à la fin du document. Mais, avant de penser à l'insérer, vous devez « l'alimenter » en définissant des entrées d'index, c'est-à-dire en balisant les mots qui devront y figurer.
À titre d'exemple, nous allons insérer dans l'index les termes suivants :

Page

Mots

2

correcteur orthographique

2

correcteur grammatical

3

langues

3

latin

3

anglais

3

français

3

correcteur orthographique

3

correcteur grammatical

4

notes de bas de page

4

notes de fin de document

Pour insérer une entrée d'index (voir figure suivante) :

  1. Sélectionnez le texte à indexer (correcteur orthographique, dans la page 2 du document finalisation.docx) ;

  2. Basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Entrée dans le groupe Index ;

  3. Cliquez sur Marquer dans la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index.

Insertion d'une entrée dans l'index
Insertion d'une entrée dans l'index

Le clic sur le bouton Marquer n'a eu, en apparence, aucun effet. Et pourtant… Basculez sur l'onglet Accueil et cliquez sur l'icône Afficher tout dans le groupe Paragraphe. Comme le montre la figure suivante, un champ XE (indeX Entry, c'est-à-dire entrée d'index) atteste que l'entrée d'index a bien été marquée.

L'icône Afficher tout révèle l'entrée d'index
L'icône Afficher tout révèle l'entrée d'index

J'ai essayé de définir la deuxième entrée d'index mais le terme correcteur grammatical n'apparaît pas dans la page 2. Y aurait-il eu une erreur dans le tableau ?

Eh bien non. Ce terme a été choisi intentionnellement pour vous montrer qu'on peut définir une entrée d'index sur un terme qui n'apparaît pas de façon exacte dans un document. Sélectionnez une lettre, un mot ou un groupe de mots en rapport avec l'entrée d'index à marquer. Ici par exemple, sélectionnez le mot correcteur dans le titre de niveau 2. Si la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index n'est plus affichée, basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Entrée dans le groupe Index. Si la boîte de dialogue Marquer les entrées d'index est toujours ouverte, cliquez dessus. Le mot correcteur est affiché dans le champ Entrée. Complétez ce champ en ajoutant le mot grammatical, comme dans la figure suivante, puis cliquez sur Marquer.

L'entrée d'index par défaut a été modifiée
L'entrée d'index par défaut a été modifiée

Après avoir défini toutes les entrées d'index listées dans le tableau, déplacez-vous à la fin du document puis cliquez sur l'icône Insérer l'index (dans le groupe Index, sous l'onglet Références du Ruban). La boîte de dialogue Index s'ouvre alors, comme à la figure suivante.

La boîte de dialogue Index
La boîte de dialogue Index

Dans cette boîte de dialogue, vous pouvez :

  • cocher la case Aligner les numéros de pages à droite ;

  • sélectionner des caractères pour relier les entrées d'index et les numéros de pages (dans le cas où la case Aligner les numéros de pages à droite est cochée) ;

  • choisir le modèle de l'index dans la liste déroulante Formats.

À titre d'exemple, dans l'index représenté à la figure suivante, la case Aligner les numéros de pages à droite était cochée et l'entrée Depuis modèle était sélectionnée dans la liste Formats.

Un exemple d'index
Un exemple d'index

Quelques remarques :

  • Les entrées correcteur grammatical et correcteur orthographique font chacun référence à deux pages. Les numéros des pages sont séparés entre eux par une virgule.

  • Quelques entrées d'index commencent par une capitale, d'autres non. Il serait intéressant d'uniformiser l'ensemble des notes.

  • Quatre entrées d'index (correcteur grammatical, correcteur orthographique, Notes de bas de page et Notes de fin de document) pourraient être réparties sur deux niveaux.

Pour corriger les entrées d'index, vous devez modifier les champs XE qui le nécessitent. Dans la figure suivante par exemple, nous modifions « correcteur grammatical » en « Correcteur grammatical » et « correcteur orthographique » en « Correcteur orthographique ».

Les entrées d'index peuvent être modifiées
Les entrées d'index peuvent être modifiées
Selon son état, l'icône Afficher tout affiche ou dissimule les entrées d'index
Selon son état, l'icône Afficher tout affiche ou dissimule les entrées d'index

Pour répartir les entrées d'index sur deux niveaux, vous utiliserez le caractère : afin de marquer le changement de niveau, comme dans la figure suivante.

Le caractère « : » permet de définir deux niveaux dans les entrées d'index
Le caractère « : » permet de définir deux niveaux dans les entrées d'index

Une fois ces modifications effectuées, l'index comporte deux niveaux comme à la figure suivante.

Les entrées d'index sont réparties selon deux niveaux
Les entrées d'index sont réparties selon deux niveaux

Citations et bibliographie

Lorsque l'on rédige un document, on fait parfois appel à des sources d'informations (un livre, un article de journal ou tout autre type de publication) qu'il faut citer dans les règles de l'art. C'est en particulier le cas lorsque l'on rédige un mémoire de fin d'études ou un document universitaire. L'outil de citations de Word permet de définir une ou plusieurs sources, d'y faire référence dans un document et de les rassembler dans une bibliographie à la fin du document.

Si vous êtes concernés ou tout simplement curieux, poursuivez la lecture. Dans le cas contraire, je vous invite à passer à la section suivante, qui s'intéresse au référencement des illustrations insérées dans un document.

Pour créer une bibliographie, quatre étapes sont nécessaires :

  1. Définition des sources d'informations ;

  2. Insertion des sources dans le document ;

  3. Choix d'un style de bibliographie ;

  4. Création de la bibliographie.

Examinons tour à tour ces quatre étapes.
Pour définir une source d'informations, sélectionnez l'onglet Références du Ruban, cliquez sur l'icône Insérer une citation du groupe Citations et bibliographie et choisissez Ajouter une nouvelle source. Cette action ouvre la boîte de dialogue Créer une source. Complétez les informations demandées après avoir sélectionné une entrée dans la liste déroulante Type de source puis cliquez sur OK pour enregistrer la source d'information.

La figure suivante donne un exemple de source constituée d'une page web.

Cette entrée fait référence à une source web
Cette entrée fait référence à une source web

Une fois les sources définies, vous pouvez citer chacune d'entre elles à une ou plusieurs reprises dans le document. Placez le point d'insertion à l'endroit où doit apparaître la citation, basculez sur l'onglet Références du Ruban, cliquez sur l'icône Insérer une citation et choisissez la source dans la liste, comme à la figure suivante.

Une citation est sur le point d'être insérée
Une citation est sur le point d'être insérée

Lorsque toutes les citations ont été insérées dans le document, choisissez un style dans la liste déroulante Style (dans le groupe Citations et bibliographie, sous l'onglet Références du Ruban), comme à la figure suivante.

Choix d'un style d'affichage pour les citations
Choix d'un style d'affichage pour les citations

Il ne vous reste plus qu'à insérer la bibliographie dans le document. Placez le point d'insertion à l'endroit où doit figurer la bibliographie, cliquez sur l'icône Bibliographie (dans le groupe Citations et bibliographie, sous l'onglet Références du Ruban) et sélectionnez un des modèles de bibliographies proposés, comme à la figure suivante.

La bibliographie est insérée dans le document
La bibliographie est insérée dans le document

Table des illustrations

Lorsqu'un long document contient des illustrations, il peut être intéressant de créer une table des illustrations pour que le lecteur puisse se rendre facilement et directement aux illustrations qui l'intéressent.

Les exemples présentés reposent sur la page 6 du document finalisation.docx

Pour être en mesure de créer une table des illustrations, vous devez au préalable insérer plusieurs illustrations dans le document puis définir une légende pour chacune d'entre elles.
Si vous utilisez le document finalisation.docx, vous n'aurez pas à effectuer la première étape. Rendez-vous simplement à la page 6 du document. Trois illustrations y ont été insérées.
Cliquez sur la première, basculez sur l'onglet Références du Ruban puis cliquez sur l'icône Insérer une légende dans le groupe Légendes. Une boîte de dialogue intitulée Légende s'ouvre. Complétez le champ Légende comme à la figure suivante puis cliquez sur OK.

Définition d'une légende d'image
Définition d'une légende d'image

Procédez de même pour définir la légende des deux autres illustrations :

  • Figure 2 - Le chien Nonos ;

  • Figure 3 - L'âne Zozor.

Il ne reste plus qu'à insérer la table des illustrations. Pour ce faire, placez le point d'insertion à l'endroit où celle-ci doit figurer puis cliquez sur l'icône Insérer une table des illustrations (dans le groupe Légendes, sous l'onglet Références du Ruban).

Cette action ouvre la boîte de dialogue Table des illustrations. Choisissez :

  • dans la liste Formats, le format de la table ;

  • dans la liste Caractères de suite, le type de pointillés entre les noms des illustrations et les numéros de pages.

Cliquez sur OK pour insérer la table des illustrations. Vous devriez obtenir quelque chose de similaire à la figure suivante :

La table des illustrations
La table des illustrations

En résumé

  • Il est possible d'associer à un document des informations telles que le nom de l'auteur, le titre du document, une description, des commentaires etc. Ces informations sont accessibles dans l'écran Backstage et dans le volet des détails de l'Explorateur Windows.

  • Dans Word, les mots mal orthographiés sont soulignés d'une ligne ondulée rouge. Les mots qui comportent une erreur de grammaire sont soulignés d'une ligne ondulée verte.

  • Pour corriger un mot souligné d'une ligne ondulée, vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit de votre souris et choisir un des mots corrigés proposés par Word. Vous pouvez également appuyer sur la touche F7 pour lancer le correcteur orthographique et grammatical.

  • Si un document comporte plusieurs langues, vous devez venir en aide à Word en lui indiquant la langue de chaque bloc de texte.

  • Pour éviter les répétitions dans un document, vous pouvez utiliser le dictionnaire des synonymes : basculez sur l'onglet Révision du Ruban puis cliquez sur l'icône Dictionnaire des synonymes dans le groupe Vérification.

  • Pour fournir des références ou préciser le sens d'une portion de texte, vous pouvez insérer des notes de bas de page ou de fin de document. Pour ce faire, utilisez les icônes du groupe Notes de bas de page, sous l'onglet Références du Ruban.

  • Pour finaliser un long document, vous pouvez insérer une table des matières, un index, une table des citations, une bibliographie ou une table des illustrations.

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite