Analysez des données avec Excel

Analysez des données avec Excel

Mis à jour le lundi 22 avril 2013

Les listes de données... vous les croyez enterrées ? Eh bien non, elles reviennent à la charge ! :pirate: Ce coup-ci, c'est pour l'analyse et non pour la saisie. Au programme : listes déroulantes à gogo et quelques formules bien mastoc ! Le tout pour vous y retrouver, filtrer et impressionner la galerie !

Pour pouvoir vous entraîner avec moi durant ce chapitre, je vous propose un nouveau classeur à télécharger :

Image utilisateurTélécharger le fichier liste.xlsx

Les filtres, une puissance négligée

Les filtres, appliqués à une liste, permettent de visionner certains éléments de cette liste en fonction d'autres.

Par exemple, vous avez un tableau qui contient les notes de 10 élèves dans 5 matières différentes. Grâce aux filtres, vous pourrez afficher uniquement les notes de tel élève, celles qui sont au-dessus de 10, etc.

Bref, elles font partie de ce que nous pourrions appeler les « notions avancées d'Excel ». Peu de personnes pensent à les utiliser : leur puissance en est négligée.

Prenons notre liste :

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Vous voyez que c'est un véritable bazar ! Encore, ça va parce qu'il n'y a que 2 matières mais imaginez qu'on ait mis 35 élèves et 8 matières. o_O

Les filtres vont nous aider à faire un tri simple, efficace et à nous y retrouver. ;)

Mettre en place son filtre

Notre tableau est exploitable, on peut donc analyser les données qui s'y trouvent !

Sélectionnez toutes les cellules qui composent ce fameux tableau puis allez dans l'onglet « Insertion » et dans le cadre « Tableaux », cliquez sur le bouton « Tableau » :

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Il vous ai ensuite demandé de sélectionner le tableau en question, attention à bien préciser que les en-têtes de votre tableau figurent dans votre sélection :

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Voilà qui est fait.

À première vue, rien n'a changé mais penchez-vous sur les titres des colonnes :

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:waw: Des listes déroulantes ! Ce sont elles qui vont filtrer vos données.

Déroulez par exemple la liste de la colonne « Note ». Si vous sélectionnez 8, vous aurez dans votre tableau toutes les lignes dont la note est 8, en l'occurrence Mathieu !

Lorsqu'un filtre est activé, c'est un mini-entonnoir qui est apparu à la place de la flèche et cette dernière est positionnée en bas à gauche de l'entonnoir :

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Les filtres personnalisés

Ça y est, vous êtes heureux avec ces filtres mais saviez-vous que vous pouvez les personnaliser ?

Ah oui, non, c'est vrai, vous ne saviez pas. :p

Cliquez sur une des listes déroulantes et choisissez « Filtre numérique », puis « Filtre personnalisé... » dans la nouvelle liste qui vient d'apparaitre :

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Une fenêtre s'ouvre alors :

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À partir de là, vous pouvez faire ce que vous voulez !

Choisissez selon vos bons plaisirs dans les listes déroulantes, mettez des valeurs dans les champs... Je ne peux plus vous guider ici : c'est vous le patron. :)

Analyser sa liste avec la fonction SOMMEPROD

Il est également possible d'analyser sa liste avec une fonction méconnue, aux explications généralement floues, mais d'une puissance exceptionnelle : « SOMMEPROD ».

Bon, tu nous dis du bien de cette fonction, mais on ne sait pas vraiment ce qu'elle a de si particulier juste en voyant son nom... et encore moins sans description !

J'y viens. Elle permet de comptabiliser des données en multipliant des matrices entre elles. :-°

Pour être claire, elle permet de compter le nombre d'entrées d'une liste selon des conditions mais aussi d'additionner des cellules d'une liste selon des conditions. Ce n'est toujours pas très clair ? Je vous donne la fonction et tout de suite un exemple, ça vous aidera surement à comprendre.

=SOMMEPROD((plage1="critère1")*(plage2="critère2")*...)

Alors c'est mieux ? On peut compter le nombre de lignes où la plage1 (colonne 1) est égale à critère1 et où la plage2 (colonne 2) est égale à critère2.

Nous allons utiliser un nouveau tableau (plus long) pour les exemples :

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Pour me suivre durant cet exercice, vous pouvez télécharger ce nouveau tableau :

Image utilisateurTélécharger le fichier sommeprod.xlsx

Notez néanmoins que travailler un peu votre saisie ne peut pas vous faire de mal. ;)

Ce tableau représente les ventes de chaque vendeur d'un magasin sur les trois premiers mois de l'année. Il y a 4 vendeurs (Jean, Pierre, Paul, Jacques).

Comment faire pour savoir le nombre de ventes de Paul au mois de Mars ? En utilisant la fonction « SOMMEPROD ». Pardi !

Pour cela il faut entrer la formule suivante :

=SOMMEPROD((A2:A31="Paul")*(B2:B31="Mars"))

On obtient bien 3 ! Eh oui Paul a fait 3 ventes au mois de mars. Maintenant on cherche à savoir combien d'argent a rapporté Paul au mois de Mars. Il suffit de multiplier par la colonne "Montant" de cette manière :

=SOMMEPROD((A2:A31="Paul")*(B2:B31="Mars")*(C2:C31))

Tada ! On obtient donc 2230. En effet la fonction a effectué le calcul suivant : 840+660+730=2230. C'est top non ? On peut faire plein de combinaisons avec cette formule ! Mais attention il y a quelques règles à respecter :

Je vous propose d'autres exemples pour bien comprendre et voir un peu ce que l'on peut faire avec cette fonction.

Exemple 1

Il est possible de compter le nombre de ventes réalisées par Jean (on peut aussi réaliser cette opération avec la fonction NB.SI) :

=SOMMEPROD((A2:A31="Jean")*1)

On obtient ainsi : 8. Cet exemple n'est pas le meilleur pour montrer la puissance de la fonction mais elle montre qu'on n'est pas obligé d'avoir beaucoup de paramètres compliqués.

Exemple 2

Il est aussi possible de compter le nombre de ventes supérieures à 600€ au mois de Janvier :

=SOMMEPROD((B2:B31="Janvier")*(C2:C31>600))

On obtient ainsi : 2. On peut ainsi combiner les conditions pour prendre les valeurs comprises entre 200 et 600 par exemple.

Exemple 3

Enfin, dernier exemple, nous pouvons totaliser la somme accumulée grâce à Pierre aux mois de Janvier et Mars :

=SOMMEPROD((A2:A31="Pierre")*((B2:B31="Janvier")+(B2:B31="Mars"))*(C2:C31))

On obtient ainsi : 2760.

Je viens donc de vous montrer la puissance de cette fonction, qui peut s'avérer très utile dans des longues listes présentant beaucoup de critères.

Voilà pour les listes de données et leurs filtres.

Je vous conseille de bien appréhender ce chapitre : nous ne pourrons pas nous passer des données filtrées dans le chapitre suivant ! :-°

Exemple de certificat de réussite
Exemple de certificat de réussite